Visy on toimittanut Visy Access Gate -kulunhallintajärjestelmän Tokmannin uuteen logistiikkakeskukseen. Tokmanni on yksi Pohjoismaiden suurimmista kauppaketjuista, ja on vakiinnuttanut asemansa kaupan alalla palvelemalla asiakkaitaan yli 200 myymälällä ja monipuolisella verkkokauppavalikoimalla. Kotimaan liiketoiminnan lisäksi Tokmanni osti elokuussa 2023 ruotsalaisen Dollarstore-ketjun, joka toimii Ruotsin lisäksi myös Tanskassa nimellä Big Dollar.
Uusi logistiikkakeskus
Tokmannin hallinto- ja logistiikkakeskus on sijainnut vuodesta 2008 lähtien Mäntsälässä. Vuonna 2023 sen läheisyyteen rakennettiin uusi logistiikkakeskus lisäämään toimintakapasiteettia, ja kevään 2024 aikana Tokmannin kaikki logistiikkatoiminnot tullaankin keskittämään Mäntsälän kahteen logistiikkakeskukseen.
Rekkaliikenne logistiikkakeskuksissa tulee olemaan vilkasta; jopa 150–200 ajoneuvotapahtumaa päivässä asettavat tiukat vaatimukset kulunhallintatajärjestelmälle. ”Koko asiointiprosessin pitää toimia sujuvasti ja nopeasti, ja tieto kuljetusten ajankohdista ja rahdista tulee välittyä eri järjestelmien välillä viipymättä”, toteaa Tokmannin logistiikkapäällikkö Jarkko Jousmäki.
Kulunvalvonnan vaatimuksena automatisoidut porttitoiminnot
Viime vuosien moninaiset, jopa ennennäkemättömät haasteet toimitusketjussa ovat asettaneet entistä tiukemmat vaatimukset logistiikan suunnitelmalliselle toiminnalle. Erityisesti tämä tarkoittaa saapuvan tavaravirran parempaa näkyvyyttä ja hallintaa.
”Halusimme uuteen logistiikkakeskukseen automatisoidun portin, jonka kulunvalvonta hoidettaisiin etävalvontana toisen logistiikkakeskuksen miehitetyltä portilta. Samassa yhteydessä halusimme luopua käytössä olleen niin sanotun rahtitoimiston käytöstä”, Jousmäki kertoo. Toimitusketjun kehittäminen yhdessä uuden valvontamallin kanssa asettivat tarpeen asianmukaisen ja nykyaikaisen järjestelmän hankinnalle.
Tokmannin vaatimat toiminnallisuudet ja ominaisuudet kulunhallintajärjestelmälle
Yleiset vaatimukset
- Järjestelmän tulee mahdollistaa miehittämättömän portin toiminta uudessa logistiikkakeskuksessa
- Kahden logistiikkakeskuksen mallissa halutaan optimoida saapuvaa tavaravirtaa; toimitukset tulee automaattisesti ohjata oikeaan logistiikkakeskukseen oikeaan aikaan
- Järjestelmä mahdollistaa usean liikennevirran keskittämisen yhden järjestelmän piiriin ja erinäisten sähköisten dokumenttien hallinnan
- Kaikki toiminta saapuvan tavaravirran osalta on oltava läpinäkyvää, ennakoitavaa ja hallittavaa:
- Tiedetään mitä on tulossa ja mihin aikaan, ajoneuvot kyetään ohjaamaan toiminnan kannalta optimaalisiin laitureihin ilman henkilöresursseja
Tavaraliikenne ja turvallisuus
- Kulunhallintajärjestelmällä halutaan tehostaa ja parantaa liikenteen sujuvuutta, tavaran vastaanottamisen laatua ja tarkkuutta, sekä lisätä alueen turvallisuutta ja parantaa aluelogistiikkaa:
- Jokainen alueelle saapuva ajoneuvo on tunnistettu ja luvitettu
- Ajoneuvo välttyy kokonaan pysähtymiseltä portilla ja rahtitoimistossa
- Ajoneuvon viipymisaika alueella lyhenee ja purkutapahtuma tehostuu
- Aluelogistiikan osalta liikenne on hallitumpaa ja sitä kautta turvallisempaa
- Järjestelmän avulla voidaan seurata ja raportoida aluelogistiikan läpimenoaikaa sekä varmistua ettei alueelle jää ylimääräisiä ajoneuvoja
- Järjestelmän myötä voidaan varata optimaalinen purkualue ja henkilöresurssi purkuun, ja siten myös tavoitella sisälogistiikan osalta tehostamista ja kustannussäästöjä
Järjestelmän käyttö ja kehitys
- Järjestelmä mahdollistaa raportoinnin ja näiden pohjalta toiminnan edelleen kehittämistä ja tehostamista
- Järjestelmää on mahdollista kehittää tulevaisuudessa muuttuvien tarpeiden mukaisesti
- Järjestelmän ja laitteiden tulee olla toimintavarmoja ja käyttöasteen tulee olla erittäin korkea
- Jo käytössä oleva ja hyväksi ja toimivaksi koettu järjestelmä (vahvat referenssit)
- Helppokäyttöisyys ja visuaalisuus sekä oman että kuljetusliikkeiden ja toimittajien näkökulmasta
- Huolto- ja tukipalveluiden laatu ja toiminta, sekä lyhyt vasteaika
Visy valikoitui järjestelmäratkaisun toimittajaksi
Tokmanni alkoi hyvissä ajoin kartoittamaan tarpeitaan ja toiminnallisuusvaatimuksia, joihin haettiin ratkaisua.
”Määritimme oman näkemyksen toiminnastamme ja sen asettamista vaatimuksista tulevalle järjestelmälle. Tietenkin huomioimme myös muuttuvan toimintaympäristön toimitusketjun näkökulmasta sekä uuden rakenteilla olleen logistiikkakeskuksen mukana tulevat muutokset. Samaan aikaan kartoitimme aktiivisesti erilaisia toimijoita ja ratkaisuja”, Jousmäki kertoo.
”Kartoituksen myötä huomasimme, että potentiaalisia ja riittävän kokeneita järjestelmätoimittajia on suhteellisen vähän. Koimme myös toimittajan kotimaisuuden erityisen tärkeäksi tekijäksi projektin onnistumisen kannalta, puhumattakaan huolto- ja tukipalveluiden järjestymisestä tai ratkaisun jatkokehityksestä. Kuitenkin tärkeimpänä kriteerinä pidimme sitä, että valittava järjestelmä on jo kotimaisilla merkittävillä toimijoilla käytössä.”
”Löydettyämme Visyn asiat lähtivät etenemään erittäin nopeasti jo ensimmäisen yhteydenoton jälkeen. Tarpeisiimme ja näkemyksiimme oli olemassa jo osittain valmis ratkaisu, joka on käytössä jo useassa kohteessa kotimaassa. Jo heti projektin alusta alkaen Visyn asiantuntemus ja kokemus järjestelmäratkaisuista ja projekteista tulivat esiin – puhuimme samaa kieltä. Omat toiveemme ja räätälöintivaatimukset eivät tuntuneet mahdottomilta; kaikkeen löytyi ratkaisu.”
Visyn toimittama kulunhallintajärjestelmä
Visy toimitti Tokmannille järjestelmäalustaksi Visy Access Gate -ohjelmiston, jolla hoidetaan ajoneuvojen tunnistukset, kenttälaitteiden ohjaukset ja myös sellaisen liikenteen hallinta, joka ei liity varsinaisesti tavarantoimituksiin, kuten henkilökunta ja vartiointipalvelut.
Tavarantoimituksiin liittyvää liikennettä hallinnoidaan Visy Booking System -ohjelmistolla, joka integroituu saumattomasti Visy Access Gate -alustaan. Visy Booking System koostuu seuraavista kokonaisuuksista; kuljetusten ilmoittautumiseen tarkoitettu web-portaali, Tokmannin henkilökunnalle suunnattu webbipohjainen hallintasovellus, sekä integraatiot muihin järjestelmiin.
Järjestelmään liittyvät tietokanta- ja sovelluspalvelimet on asennettu Microsoftin Azure-ympäristöön eli fyysisiä laitteita ovat ainoastaan kenttälaitteet.
Visyn toimittama kuljetusten hallinnan työkalu, joka on osa Visy Access Gate -alustaa.
Järjestelmäintegraatio
Visyn kulunhallintajärjestelmä on integroitu Tokmannin käyttämän toiminnanohjausjärjestelmän kanssa, jotta kuljetus ja järjestelmän viite voidaan linkittää toisiinsa. Kuljetukset rekisteröidään Visyn ilmoittautumisportaalilla, jossa ilmoitetaan voimassa oleva ja kuljetusta koskeva viite. Viitteiden hallinta tapahtuu toiminnanohjausjärjestelmässä, josta tieto siirtyy Visyn järjestelmään. Kuljetus luodaan, kun tiedot ovat oikein ja vastaavat toisiaan.
Lisäksi Visyltä siirretään kuljetusten historiatietoja Tokmannille, joita hyödynnetään mm. raportoinnissa toteutuneista purkuajoista, sekä vertaamalla ajoneuvojen saapumisaikaa ilmoitettuun saapumisaikaan.
Toimitus ja käyttöönotto
Toimitus ja käyttöönotto ovat sujuneet hyvin ja läheisessä yhteistyössä Tokmannin kanssa. Jotta kulunhallintajärjestelmä on saatu vastaamaan Tokmannin tarpeita, on viikoittaisia seurantapalavereita pidetty koko toimituksen ajan.
”Visyllä on todella hyvä ymmärrys siitä mitä järjestelmältä haluamme, sekä asiantuntemus laadukkaista laitteista, jota kokonaisvaltaisesti automatisoitu liikenne vaatii. Myös asennukset ja projektin johtaminen hoituvat ammattitaidolla”, Jousmäki toteaa.
Kysy lisää projektista ja toimitetusta järjestelmästä
Tomi Virtanen
Myynti (teollisuus ja logistiikka)
+358 40 545 8048
tomi.virtanen@visy.fi
